¡UPS! y más

Por Merrie Spaeth

(Este artículo apareció originalmente en la edición del 10 de agosto en el Wall Street Journal. Leer el artículo completo)

Resumen

• La ceremonía del Salón de la Fama de la NFL el 5 de agosto contó con discursos concisos, guionados y genuinos, una mejora con respecto a los discursos anteriormente largos y mundanos.
• Joe Thomas, un recién incorporado, enfatizó la importancia de usar un entrenador en discursos.
• Muchos candidatos presidenciales de 2024 no siguen el consejo de mantener los discursos atractivos. Si bien Trump llama la atención con sus audaces declaraciones, otros necesitan un nuevo enfoque.
• Los discursos deben adaptarse al tiempo asignado, no sólo al material a tratar. También deben ensayarse para lograr el mejor impacto.
• Los discursos efectivos interactúan con la audiencia. Por ejemplo, Sheryl Sandberg comenzó un discurso destacando las disparidades de género en las percepciones de agresión.
• La emoción en los discursos debe ser genuina. Los ejecutivos deberían incorporar más empatía, especialmente durante anuncios difíciles.
• Los accesorios, como cartas o historias con las que se pueda identificar, pueden hacer que un discurso sea más atractivo. El humor autocrítico también puede funcionar.
• Para los aspirantes a presidente, el consejo es claro: "Se sincero, sé breve, siéntese". Se trata más de impactar vidas que de mostrar el intelecto.

Merrie Spaeth es presidenta de Spaeth Communications, ex-directora de relaciones con los medios de la Casa Blanca Reagan

Por Merrie Spaeth

Merrie Spaeth es presidenta de Spaeth Communications, y exdirectora de medios de la Casa Blanca de Ronald Reagan. Spaeth Communications es una firma de capacitación, consultoría estratégica y gestión de crisis con modelo de influencia y metodología utilizada por empresas a nivel global.

Este artículo fue publicado por primera vez en el 25 de noviembre de 2020. Consejo de la Agencia Forbes.

Muchas lecciones que enseñamos sobre cómo construir y ofrecer una presentación efectiva y memorable están obsoletas en la era de las reuniones virtuales; sin embargo, muchas de las técnicas y herramientas que hemos compartido con los clientes durante décadas son aún más importantes. Zoom, Microsoft Teams y otras plataformas virtuales similares han transformado la vida corporativa, posiblemente para siempre, y es hora de "comenzar con el programa". Aquí hay algunos consejos sobre lo que ha cambiado y algunas ideas para soluciones.

¿Quién es la audiencia?

Nuestros clientes y contactos preguntan cuál es la mejor manera de hacer contacto visual y usar gestos con las manos de manera virtual. El estilo y la entrega son importantes, pero tal como siempre hemos enseñado, la buena comunicación comienza preguntando "¿Quién es la audiencia?" y construir una presentación efectiva. Incluso antes de la pandemia de Covid-19, recomendamos comenzar una presentación, particularmente para audiencias internas, con guías de puntos clave.

Los puntos guía

Las guías ayudan a configurar el material de un presentador y le permiten al oyente saber qué se va a cubrir, pero son diferentes de una agenda aburrida tradicional. Acabo de trabajar con un ingeniero en una de las empresas de tecnología más grandes del país. Tuvo que entregar una actualización a la alta gerencia en casi dos docenas de proyectos. El uso de puntos guía transformó la agenda inicial enumerando todos los proyectos en:

• “Hoy tenemos muchas cosas en marcha: 22 proyectos en realidad. Voy a repasar los informes en la manera acostumbrada en un momento, pero permítanme comenzar con un resumen."
• "Todos los proyectos, excepto uno, están a tiempo, dentro o por debajo del presupuesto y tenemos una solución para los obstáculos que se han encontrado en el proyecto que está atrasado."
• “Si bien sé que estos informes pueden parecer iguales, la misión de nuestro departamento es una parte importante de sus responsabilidades generales, y esperamos que confíe en cómo estamos funcionando."
• “Hay dos proyectos en los que necesitamos comentarios específicos o instrucciones de su parte, y voy a comenzar con esos, aunque están fuera de lugar para la forma en que generalmente abordamos estas revisiones”.

Comenzar así le dio a los oyentes una visión general del panorama, y ​​también sonó conversacional.

La "muerte por PowerPoint"

Ahora vamos a crear las diapositivas de su presentación. Si busca en Google "muerte por PowerPoint", leerá que casi todas las empresas caen en la trampa de usar sus diapositivas como una herramienta de presentación que cumple una doble función:

• notas para leer antes de la reunión o para llevar de la reunión, o
• lo que es en realidad un "folleto" para documentar cada estadística o metrica sobre un tema en letra de 10 puntos.

Las diapositivas de las presentaciónes anteriores tenían gráficos, texto y tablas en cada diapositiva. El truco estaba en darse cuenta de que la combinación de colores era lo único que importaba. Por ejemplo, las barras verdes significaban que la iniciativa avanzaba según lo planeado.

Separe los puntos clave en diapositivas individuales

Una solución es agregar más diapositivas. Siga cada diapositiva completa y congestionada con una que extraiga el punto clave, o donde el punto principal esté ampliado, en negrita o resaltado y todo el resto del material esté atenuado, es decir, reducido a un color gris claro para que el diseño se vea igual, pero los ojos de los espectadores se centran en el punto clave. Además, asegúrese de que todas las diapositivas tengan un buen encabezado: un resumen breve y atractivo que haga una afirmación.

El estilo

Ahora, pasemos a las cuestiones de estilo, empezando por el contacto visual. Normalmente, recomendamos hacer contacto visual con una persona hasta que llegue al final de una frase u oración, y luego pasar a la siguiente persona. Eso no funciona de forma remota. En un grupo relativamente pequeño, una técnica es aumentar la interacción con los participantes. “Bob, te veo negando con la cabeza. Predijiste que este problema requeriría más atención”. Mencione al menos media docena de participantes por nombre.

Los gestos de las manos y los movimientos de los brazos también están restringidos. Estás atrapado frente a la pantalla y la cámara fija. Si bien algunas empresas están experimentando con avatares que permiten que su forma humana se mueva por la habitación, no esperamos que esto se generalice pronto. Es mejor comenzar con otra mejora tradicional - un accesorio - cualquier cosa que puedas sostener. Incluso si está mostrando una presentación de diapositivas en la pantalla, intente encontrar algo como un correo electrónico que pueda imprimir, sostener y leer. Por ejemplo:

• “¿Funciona la opción de servicio al cliente automatizado?"
• "Déjame leerte un correo electrónico que recibió el departamento”.

Puede mostrarlo en la pantalla, pero sosténgalo y léalo en su lugar. Esto crea una razón para el movimiento de manos y brazos.

Su expresión facial es algo más a lo que debe prestar especial atención cuando participa en presentaciones virtuales. La forma en que te ves cuando estás escuchando es en realidad una habilidad de comunicación importante. Su "cara de escucha" ahora está en exhibición a tiempo completo. No hay máscaras en Zoom. Es fundamental aprender a levantar las mejillas mientras escucha. No es una sonrisa; es una expresión que indica que estás escuchando y prestando atención. Intenta mirarte en un espejo y haz que un colega te diga: "¿Te gusta esta persona?" o "¿Parece que quieres estar aquí?". Vea qué expresión activa. Ahora, ¿no puedes hacer esto por más de cinco minutos? Yo tampoco. Mire sus notas de vez en cuando - esto le da una razón para mirar hacia arriba y luego hacia abajo.

Use la funcionalidad

El software de reunión virtual permite a los participantes participar. Cree componentes interactivos en su presentación haciendo comentarios como: "Sé que el equipo técnico no está aquí, pero démosles una mano". O diga: "Tengo curiosidad por saber cuántos de ustedes realmente han mirado la nueva sección de contacto con el cliente", y luego sondee a los participantes de la reunión utilizando la función de sondeo. Estas funciones introducen ritmo y pausas en la presentación. Úselos estratégicamente para reforzar un punto.

Finalmente, los videoclips muy cortos son una gran adición a una plataforma electrónica. Estamos trabajando con una empresa de servicios profesionales para contar su historia fundacional. El líder del grupo usó algunos segundos de videos similares de otras grandes marcas para ilustrar lo que otros están haciendo y para validar que contar tu historia es importante para crear una cultura corporativa.

Recuerde ensayar estos componentes con anticipación, ya que agregarán tiempo a la presentación.

Hay muchos más consejos sobre cómo ser un presentador eficaz en la era de las reuniones virtuales. Comience con estos y establecerá el estándar en su organización.

Merrie Spaeth es presidenta de Spaeth Communications, ex-directora de relaciones con los medios de la Casa Blanca Reagan

Por Merrie Spaeth

Merrie Spaeth es presidenta de Spaeth Communications, y exdirectora de medios de la Casa Blanca de Ronald Reagan. Spaeth Communications es una firma de capacitación, consultoría estratégica y gestión de crisis con modelo de influencia y metodología utilizada por empresas a nivel global

Con frecuencia me preguntan "¿Qué tipo de investigación respalda su enseñanza?" Si bien creemos que nuestros treinta años de experiencia son nuestra primera credencial, también buscamos vorazmente estudios y otros materiales que podamos aplicar.

Prestamos atención a la expresión facial, particularmente a lo que llamamos la "cara que escucha", cómo se ve la gente cuando escucha. Una expresión facial que indique "Me gustas" y "Quiero estar aquí" ayuda a vincular al hablante con el oyente. La capacidad de incorporar una sonrisa real en la entrega es un elemento del liderazgo.

Recientemente, nos encontramos con un estudio en The New York Times, que vincula la sonrisa y el desempeño deportivo. Los investigadores estaban estudiando si los corredores serios y competitivos podían mejorar su desempeño, particularmente al final de una carrera, si conscientemente intentaban sonreír. No es sorprendente que los corredores que trataron de mantener una sonrisa en sus rostros terminaran

Esto tiene mucho sentido para nosotros y es relevante para nuestros clientes. Puede que no estén corriendo maratones, pero ciertamente están corriendo en la carrera de la vida y en la carrera por el logro. Permítanos enseñarle cómo dominar esta habilidad clave de rendimiento.

Este artículo fue publicado por primera vez el 21 de marzo de 2018.

Por Merrie Spaeth

Merrie Spaeth es presidenta de Spaeth Communications, y exdirectora de medios de la Casa Blanca de Ronald Reagan. Spaeth Communications es una firma de capacitación, consultoría estratégica y gestión de crisis con modelo de influencia y metodología utilizada por empresas a nivel global

Este artículo se publicó por primera vez en Forbes.

El profesor Edward Tufte es uno de los expertos mundiales en visualización de información. Él cree que la forma en que mostramos visualmente la información, particularmente los datos, tiene un gran impacto en la forma en que absorbemos o aprendemos de ella. También es el líder del movimiento anti-PowerPoint, argumentando que el PPT es una forma demasiado simplificada y perezosa de mostrar lo que parece material útil, pero que con demasiada frecuencia omite el mensaje importante.

Estoy de acuerdo con Tufte, pero quisiera enfocarme en otra observación que hace para explicar por qué PPT es tan frecuentemente ineficaz: "directrices de diseño y normas burocráticas que insisten en PPT para todas las presentaciones, independientemente del contenido". Dado que PPT llegó para quedarse, identifiquemos formas de hacerlo más útil.

El caso en contra de PowerPoint

En primer lugar, si usted o su empresa utilizan PPT, invierta unos cuantos dólares para descargar la versión electrónica de su artículo seminal, "El estilo cognitivo de PowerPoint: las presentaciones nos corrompen nuestro dialogo". Escrito en parte para comprender y criticar cómo la NASA y Boeing fallaron tan catastróficamente en diagnosticar y abordar correctamente el peligro para el transbordador espacial Columbia en 2003, uno de los enfoques de su análisis concluye que PPT es un formato terrible para transmitir temas técnicos serios. Sus plantillas y formatos hacen que se pase por alto información crítica, que se "descarte".

Es importante que los equipos comiencen aquí su esfuerzo por mostrar mejor la información. ¿Por qué? Porque gran parte de su análisis y crítica son correctos, comenzando con las observaciones de que:

• PPT es para el presentador, no para la audiencia.
• PPT es "implacablemente secuencial".
• El PPT de hoy es rehén de un artículo de 1956 del experto en psicología George A. Miller, quien argumentó que los humanos pueden recordar aproximadamente de cinco a siete puntos, dando origen al mandamiento de "seis balas (puntos) en seis diapositivas".

Una de sus observaciones más astutas es que el arte ha pasado por muchos estilos, desde las descripciones planas egipcias hasta el Renacimiento y Picasso, pasando por muchos otros. Los objetos o personas representados no cambiaron, pero sí el estilo de representarlos. Su argumento es que PPT es simplemente el "estilo" actual de presentación, y las empresas con visión de futuro encontrarán nuevos estilos.

Aunque me cuesta mucho ver a nuestros clientes adoptar su recomendación principal (abandonar PPT, dar informes a las personas y esperar que los lean y discutan), ha identificado algo importante.

Cómo podemos hacer que PPT sea más efectivo

1. La interactividad no debe limitarse a las preguntas y respuestas posteriores a la presentación. Debe estar integrado en la presentación. Incluso con las limitaciones de los participantes de Zoom, el orador puede consultar a la audiencia. Con grupos más grandes, pida que levanten la mano o usen la función de chat. (En Spaeth Communications nos gusta tener presente a un asociado que maneje los comentarios de chat y las encuestas). También usamos uno o dos componentes breves impresos, a los que el orador puede referirse. Esto rompe el contacto visual con los oyentes, pero lo compensa con un nuevo elemento.

2. Centrarse en la audiencia. Una presentación de “Lean Six Sigma” a maestros cinturón negro en kárate puede ser muy diferente a una solicitud de presupuesto a un consejo. Convierta la agenda obligatoria al comienzo en "mensajes de guía", una enumeración muy breve de lo que se cubrirá, por qué y qué quiere que el oyente se lleve.

3. No pase por alto “la preparación de la escena” inicial. Preparar a su público para lo que viene es fundamental, pero a menudo se pasa por alto. En lugar de limitarse a “volcar” datos, cuente una historia. Aunque a Tufte no le gustan las diapositivas que “crecen” con la animación, a mí me gusta utilizar varias diapositivas en vez de una, ya que aumentan la interacción con los oyentes.

Uno de nuestros clientes en Europa estaba haciendo una presentación importante a su consejo solicitando una cantidad significativa de fondos para borrar una “deuda técnica/contable”. Comenzó la presentación con tres imágenes llamativas:

• Una cocina llena de moho, insinuando que habían retrasado el mantenimiento más allá del punto de limpieza.
• Un edificio de varios pisos que ilustraba que habían excedido la arquitectura técnica y, por lo tanto, toda la estructura estaba en riesgo.
• Una caja de herramientas cubiertas de óxido para demostrar que tampoco habían invertido en equipos para solucionar los problemas.

Con estas tres imágenes en mente, procedió con un análisis bastante directo y lleno de números del proyecto y los costos propuestos. (Consiguieron los fondos.)

4. Asigne un “encabezado” a cada diapositiva. Cada diapositiva debe tener lo que llamamos un "encabezado", una sola línea con un punto de vista. Un “encabezado” puede absorberse visualmente y repetirse si el oyente se distraiga. Y sí, puede tener un sub-encabezado, pero trate de no pasar varias líneas.

5. Incluya diapositivas en blanco donde el orador continúe hablando con la audiencia. Tufte tiene razón sobre la sentencia de muerte de la secuenciación implacable. Si su personal de diseño se rebela contra una diapositiva en blanco, la alternativa es una imagen simple o una cita simple. Dirija la atención al orador.

En conclusión, ¡encendido PPT! Pero reconozcamos los defectos (¿inherentes?) y mejorémoslos.

Por Sally Ann Rivera

Acabamos de terminar una semana de una serie de dos partes de capacitación Persuasive Presentation SkillsSM (Habilidades de presentaciones persuasivas) en el Reino Unido. Si bien muchos de nuestros clientes acuden a nosotros en busca de una necesidad específica ("Tengo un discurso próximamente"), una cantidad cada vez mayor busca de manera más general capacitación que satisfaga la vaga categoría de "desarrollo profesional".

Nuestras capacitaciones principales cubren todas las habilidades tradicionales (medios y presentaciones) y, a medida que avanzamos audazmente hacia nuestra cuarta década de negocios, las necesidades de nuestros clientes continúan expandiéndose. Sin embargo, hemos descubierto que, independientemente, se aplican las mismas habilidades.

Si bien es posible que nunca se te acerque un reportero con su cámara dirigida a tu rostro, eres un portavoz de tu empresa u organización todos los días. De la misma manera, una participante de la capacitación mencionó que nunca había hecho una presentación antes de la primera parte de nuestro día de capacitación. Algunos otros esta semana confesaron que no habían hecho ninguna presentación formal entre su primer entrenamiento de Spaeth hace unos meses y el entrenamiento de seguimiento de esta semana, y probablemente no lo harían pronto.

¿O lo harían?

Si interactúas con colegas o clientes, necesitas capacitación en habilidades de presentación. La mayoría de las presentaciones no involucran un auditorio o un podio con PPT (y esperamos que nunca te limites a simplemente presentar las diapositivas). En cambio, ocurren durante un descanso para tomar café, sentado en el escritorio de su jefe o durante el almuerzo de un cliente.

Lleve cada interacción al siguiente nivel dándole la misma prioridad y nivel de previsión. Ensaya, ten un mensaje enfocado para entregar y anécdotas listas. Si desea que cada interacción sea estratégica y memorable, podemos ayudarlo.

por Spaeth Communications, marzo de 2020

Como saben los lectores de nuestro BIMBO Memo (en méxico el premio ¡UPS!) convencer a alguien de que no entre en pánico no se logra diciendo “no entres en pánico”. Esto se está convirtiendo rápidamente en uno de los principales errores de negación en la historia reciente.

Es entendible. Cuando existe una gran incertidumbre y un posible riesgo mortal, las autoridades reconocen que las personas en pánico corren a las tiendas, acumulan artículos para el hogar y toman malas decisiones. ¡Ups! ¡Demasiado tarde!

El problema, como hemos predicado durante años, es que cuando los oyentes escuchan una orden como “No entres en pánico”, pasan por alto la negación y escuchan lo contrario de lo que el hablante está tratando de decir. A lo largo de la crisis del COVID-19, las empresas y los medios de comunicación han caído en esta trampa.

Algunos de los mejores (¿peores?) ejemplos que hemos visto de encabezados equivocados incluyen:

• 'No entre en pánico': El miedo y el asco están en control del congreso a medida que se propaga el coronavirus (The New York Times)
• Su guía sin pánico sobre el coronavirus en Los Ángeles (LAist)
• No se asuste: formas de lidiar con su ansiedad en torno al coronavirus (KATU)
• Tenga cuidado, pero no se asuste: cómo lidiar con los temores del coronavirus (Henry Ford Health System)
• El coronavirus está propagando el pánico. Aquí está la ciencia detrás del por qué. (National Geographic)

En nuestra sala de descanso hay un cartel que dice: "Mantén la calma y saque al perro a pasear". A pesar de los titulares anteriores, sabemos que eso es lo que las autoridades están tratando de transmitir.

¿Pero cómo?

Los portavoces pueden manejar la situación diciendo: “Sabemos lo que ha escuchado. Estamos leyendo los mismos informes. Y aunque no tenemos todas las respuestas, y no las tendremos en el futuro previsible, creemos que todos debemos unirnos. Hay muchos consejos sobre lo que no se debe hacer: darse la mano, tocarse la cara, etc., pero centrémonos en lo que se debe hacer, y eso es, mantener la calma y usar el sentido común. Transmite estas palabras”.

9 de febrero de 2018 por Merrie Spaeth

(Una versión de este artículo apareció originalmente en la edición de enero/febrero de 2018 de Human Resource Executive (HRE) Magazine.)

La comunicación es un tema candente para los profesionales de recursos humanos en estos días. La importancia de la comunicación apareció en la cobertura de HRE, "Construyendo un equipo de equipos", en la edición del 16 de octubre de 2017. (El jefe de análisis de recursos humanos del Banco Interamericano de Desarrollo dijo que los equipos debían incluir a alguien con experiencia en comunicación y señaló: "Necesitábamos a alguien que explicara a las personas ajenas a recursos humanos lo que podemos hacer por ellos, así como a alguien que pueda ayudar a nuestro equipo colaborar.")

La comunicación fue citada por un columnista de Dallas Morning News que escribió sobre "habilidades híbridas" como "experiencia técnica y la capacidad de comunicarse, pensar críticamente y trabajar en equipo". Incluso es la solución ofrecida por algunos en las discusiones sobre el tema del acoso sexual en el lugar de trabajo. Un escritor argumentó: “En lugar de reglas formales, es mucho más importante tener una comunicación sólida en el lugar de trabajo”.

Recursos humanos es el lugar lógico para promover la comunicación como una habilidad estratégica clave en toda la empresa. Aquí hay un recordatorio de que es importante tener una filosofía, un modelo y una definición de comunicación efectiva. La nuestra es que la mayoría de nosotros abordamos la comunicación con la actitud: “¿Qué quiero decir?” o “¿Qué creo que el oyente necesita saber?” Pero, ¿cuánto recuerda un oyente: mucho o poco? Todos saben que es solo un poco. Los departamentos de recursos humanos son particularmente propensos a caer en el "¿Qué creo que el oyente necesita saber?" mentalidad porque gran parte de su comunicación está orientada al cumplimiento de beneficios o mandatos nuevos o ampliados, y las cosas cambian continuamente. Un enfoque mucho más efectivo es:

[Nuestra organización] alienta a los profesionales de recursos humanos a usar [un modelo que] mapea los medios que la empresa controla en la red formal y los que no controla en la red “informal”, en particular la comunicación verbal, que es más importante que nunca.

Un gran cambio en los últimos años es el crecimiento de la "comunicación verbal/habilitada por video". Este es el uso estratégico del video que requiere la habilidad de hablar a través de un dispositivo (cámara, iPhone o iPad) en lugar de solo mirarlo. (Hablar “a través” de la cámara crea la impresión de que está hablando directamente, personalmente, al oyente. Hablar “a” la cámara es cuando el orador está mirando a la cámara pero sin hacer contacto visual verdadero ni proyectar personalmente). Los departamentos de recursos humanos pueden modelar cómo usar esta poderosa técnica y fomentar tanto el uso estratégico como un requisito para mejorar las habilidades personales.

¿Porque es esto importante? La gente no lee.

Uno de mis clientes favoritos, el director ejecutivo recién jubilado de un importante sistema de atención médica, se asociaba con su departamento de recursos humanos para hacer un video directo a la cámara de 15 segundos para el período anual de inscripción abierta (en los planes médicos). Directamente a la cámara, decía: “Sé que no has mirado el material, pero es realmente importante. Es importante para su familia, es importante para nuestro sistema y es importante para mí. Así que aquí está el enlace. Echar un vistazo. Déjame saber lo que piensas." La gente le enviaba correos electrónicos agradeciéndole por decírselo personalmente.

El siguiente paso para repensar la comunicación es establecer sistemas para reclutar al oyente como embajador. La estrategia, las habilidades y los medios son demasiados para revisar aquí, excepto para decir: se puede hacer, debe ser una forma de pensar y, nuevamente, los profesionales de recursos humanos son los que se extienden por toda la empresa.

Jason Fried, director ejecutivo de Basecamp (una empresa de sistemas de gestión de proyectos y colaboración en línea), reconoce que los empleados buscan que sea un ejemplo. Él dijo: “Descubrí que el liderazgo es contagioso de una manera positiva y negativa. Entonces, si me preocupo, otras personas comienzan a preocuparse también. Si tengo confianza, la gente tiende a tener más confianza. Seas lo que seas, se "desangra" en los demás. Cuando un CEO reconoce esto, depende del equipo de recursos humanos llevar este compromiso a toda la organización.